Neueinstellungen geprüft, Bestandsmitarbeitende ungeprüft: Die unterschätzte Screening-Lücke in deutschen Unternehmen

Zwei Belegschaften, zwei Sicherheitsniveaus

In vielen Unternehmen in Deutschland gilt für neue Mitarbeitende ein deutlich höherer Prüfstandard als für die bestehende Belegschaft. Wer heute eingestellt wird, durchläuft in der Regel ein strukturiertes Pre-Employment-Screening: Identität, Ausbildungsnachweise, Referenzen und je nach Position auch Bonität oder Sanktionslisten werden geprüft. Wer bereits seit Jahren im Unternehmen ist, wurde unter Umständen nie in gleicher Tiefe überprüft – selbst wenn sich Rolle, Zugriffsrechte oder Verantwortung seither erheblich verändert haben.

Warum die Lücke mit der Zeit wächst

Diese Screening-Lücke entsteht nicht durch Nachlässigkeit, sondern durch fehlende Prozesse für den Bestand. Einstellungsprüfungen sind heute vielerorts Standard, ein vergleichbarer Blick auf bestehende Mitarbeitende fehlt jedoch häufig komplett. Je länger ein Arbeitsverhältnis dauert, desto größer wird der Abstand zwischen dem ursprünglichen Prüfstand und der tatsächlichen aktuellen Verantwortung einer Person im Unternehmen.

„Unternehmen investieren viel in die Einstellungsprüfung und lassen den Bestand dann außen vor. Damit entsteht ein blinder Fleck genau dort, wo Mitarbeitende über die Jahre am meisten Vertrauen und Zugriff aufgebaut haben. Die Lösung ist nicht, alle Mitarbeitenden pauschal erneut zu prüfen, sondern die Lücke gezielt und risikobasiert zu schließen.“

— Reto Marti, Managing Partner, Validato

Kein Rundumschlag, sondern schrittweise Angleichung

Eine pauschale Nachprüfung der gesamten Belegschaft ist in Deutschland weder praktikabel noch rechtlich zulässig. Prüfungen im laufenden Arbeitsverhältnis erfordern einen konkreten Anlass und müssen sich am Verhältnismäßigkeitsgrundsatz nach § 26 BDSG orientieren. Validato empfiehlt Unternehmen deshalb einen stufenweisen Weg: Zunächst wird die Belegschaft nach Risikoprofil der jeweiligen Rolle eingeordnet, anschließend werden Positionen mit hoher Verantwortung, weitreichenden Zugriffsrechten oder regulatorischen Anforderungen priorisiert nachgeprüft.

So schließt das Human Risk Framework die Lücke

Im Human Risk Framework von Validato wird jede Rolle einem individuellen Risikoprofil zugeordnet – unabhängig davon, ob es sich um eine Neueinstellung oder ein bestehendes Arbeitsverhältnis handelt. Auf dieser Grundlage lässt sich der Prüfstand der gesamten Belegschaft über die Zeit angleichen, ohne in eine anlasslose Dauerkontrolle zu rutschen. Für besonders regulierte Positionen sind zusätzlich periodische Kontrollen gegen Sanktions- und PEP-Listen möglich.

Für regulierte Branchen in Deutschland

Besonders für Unternehmen aus Finanzdienstleistungen, Energie, IT oder kritischer Infrastruktur in Deutschland ist die Angleichung der Prüfstandards zwischen Neueinstellungen und Bestand ein wachsendes Compliance-Thema. Validato ist ISO 27001-zertifiziert, arbeitet DSGVO-konform und bietet seine modularen Prüfmodule für Pre-Employment- und In-Employment-Screening ohne Einrichtungs-, Jahres- oder Mindestgebühren an – zugeschnitten auf die Anforderungen deutscher Unternehmen.