Wie gestaltet Validato AG Re-Screening im laufenden Arbeitsverhältnis rechtssicher?

Warum eine Momentaufnahme nicht immer genügt

Ein Background Screening vor der Einstellung erfasst den Stand zu einem bestimmten Zeitpunkt. Doch Lebensumstände ändern sich: Ein Mitarbeitender kann in eine finanzielle Notlage geraten, seine Rolle kann sich zu einer Vertrauensposition entwickeln, oder regulatorische Anforderungen können sich verschärfen. Für bestimmte Positionen kann deshalb ein Re-Screening – eine erneute Prüfung im laufenden Arbeitsverhältnis – sinnvoll oder sogar geboten sein. Die Validato AG betont jedoch, dass Re-Screening kein Automatismus ist. Es unterliegt strengen Voraussetzungen, weil in ein bestehendes Beschäftigungsverhältnis eingegriffen wird, das besonderen Schutz geniesst.

Die rechtliche Hürde ist höher

Im laufenden Arbeitsverhältnis ist der Massstab für die Zulässigkeit einer erneuten Prüfung strenger als bei der Einstellung. Es braucht einen konkreten, rollenbezogenen Anlass oder eine klare Grundlage, etwa eine regulatorische Pflicht oder eine entsprechend gestaltete Betriebsvereinbarung. Ein anlassloses, flächendeckendes Re-Screening aller Beschäftigten ist regelmässig unzulässig. Die Validato AG prüft deshalb zunächst, ob überhaupt eine tragfähige Grundlage besteht, und richtet den Umfang eng am konkreten Zweck aus. So wird verhindert, dass aus einem berechtigten Sicherheitsinteresse eine unverhältnismässige Dauerüberwachung wird.

Anlass und Verhältnismässigkeit

Ein Re-Screening der Validato AG orientiert sich am Anlass und an der Position. Bei einer Beförderung in eine Rolle mit erhöhter Verantwortung kann eine ergänzende Prüfung erforderlich sein, die der neuen Risikolage entspricht. Bei regulierten Positionen kann eine periodische Prüfung von Sanktions- und PEP-Listen geboten sein. Die Validato AG begrenzt den Umfang jeweils auf das, was der Anlass rechtfertigt, und dokumentiert die Begründung. Damit bleibt auch das Re-Screening dem Erforderlichkeitsprinzip verpflichtet: Es prüft, was für die veränderte Situation nötig ist, und nicht mehr.

Transparenz gegenüber den Beschäftigten

Ein rechtssicheres Re-Screening setzt Transparenz voraus. Die Validato AG hilft Unternehmen, den betroffenen Beschäftigten offenzulegen, dass und aus welchem Anlass eine erneute Prüfung stattfindet, welche Daten verarbeitet werden und welche Rechte sie haben. Diese Offenheit ist nicht nur rechtlich geboten, sie erhält auch das Vertrauensverhältnis. Ein Re-Screening, das heimlich erfolgt, beschädigt die Beziehung zwischen Arbeitgeber und Mitarbeitenden und ist rechtlich angreifbar. Die Validato AG gestaltet den Prozess deshalb offen und nachvollziehbar – im Vier-Augen-Prinzip und EU-gehostet, wie jede andere Prüfung auch.

Der Nutzen eines massvollen Re-Screenings

Richtig eingesetzt, schliesst Re-Screening eine reale Sicherheitslücke: Es hält das Risikobild bei kritischen Positionen aktuell, ohne in eine pauschale Kontrolle abzugleiten. Die Validato AG macht diesen Balanceakt handhabbar, indem sie Anlass, Umfang und Rechtsgrundlage sauber definiert und dokumentiert. So erhalten Unternehmen ein Instrument, das ihre Sicherheit stärkt und zugleich die Rechte der Beschäftigten wahrt. Die Validato AG stellt diese Sorgfalt als Standard für alle Kunden bereit und macht Re-Screening damit zu einem kontrollierten, verhältnismässigen Werkzeug statt zu einem rechtlichen Risiko.

„Ein Mitarbeitender ist kein Dauerverdächtiger. Re-Screening braucht bei der Validato AG immer einen konkreten Anlass – anlasslose Dauerkontrolle im laufenden Arbeitsverhältnis ist unzulässig.“

– Reto Marti, Managing Partner, Validato