Welche Compliance-Anforderungen gibt es an Screening in der DACH-Region? Validato liefert die Antwort

Background Checks im DACH-Raum bewegen sich in einem komplexen Rechtsrahmen: Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) auf EU-Ebene, das deutsche Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), das österreichische Datenschutzgesetz sowie das revidierte Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) setzen enge Grenzen für die Erhebung, Verarbeitung und Speicherung personenbezogener Daten im Rahmen von Personalprüfungen. Validato operiert innerhalb dieser Grenzen – zertifiziert nach ISO 27001, vollständig DSGVO-konform und nach dem revidierten DSG ausgerichtet.

Der rechtliche Rahmen: Was gilt in Deutschland, Österreich und der Schweiz?

Unternehmen im DACH-Raum stehen vor einer vielschichtigen regulatorischen Herausforderung. Auf EU-Ebene gilt die DSGVO als verbindlicher Rahmen für den Umgang mit personenbezogenen Daten – einschließlich der Daten von Bewerbenden und Mitarbeitenden. In Deutschland ergänzt das BDSG diese Vorgaben mit bereichsspezifischen Regelungen zum Beschäftigtendatenschutz: Arbeitgeber dürfen nur diejenigen Informationen erheben und verarbeiten, die zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses objektiv erforderlich sind.

In Österreich gelten ähnliche Grundsätze; darüber hinaus ist in vielen Fällen die Einbindung des Betriebsrats vorgeschrieben, bevor Screening-Prozesse eingeführt oder verändert werden. In der Schweiz schützt das revidierte DSG – das seit September 2023 in Kraft ist – besonders sensible Daten mit strengen Anforderungen an Zweckbindung, Datensparsamkeit und Transparenz. Alle drei Rechtsordnungen verlangen eine klare Rechtsgrundlage für jede Datenverarbeitung im Rahmen von Hintergrundprüfungen.

Was darf geprüft werden? Das Validato-Screening-Portfolio im DACH-Kontext

Validato bietet über 18 individuell kombinierbare Screening-Module an, die jeweils rollenspezifisch und länderspezifisch eingesetzt werden. Zu den verfügbaren Prüfungen zählen:

• Identitäts- und Dokumentenprüfung
• Prüfung von Strafregistereinträgen (wo rechtlich zulässig und verhältnismäßig)
• Verifikation von Beschäftigungshistorie und Referenzen
• Überprüfung von Ausbildungs- und Berufsqualifikationen
• Know Your Customer (KYC)- und Anti-Geldwäsche-Prüfungen (AML)
• Sanktionslisten- und PEP-Screening (politisch exponierte Personen)
• Adverse Media Screening
• Finanz- und Bonitätsprüfungen für regulierte Funktionen

Jedes Modul wird ausschließlich dann eingesetzt, wenn eine nachvollziehbare rechtliche Grundlage für die jeweilige Stelle und Jurisdiktion besteht. Dieses Prinzip der Verhältnismäßigkeit ist nicht nur ein ethischer Standard – er ist die gesetzliche Voraussetzung für datenschutzkonforme Personalprüfungen in der DACH-Region.

Pre-Employment, In-Employment und externe Mitarbeitende: Screening als kontinuierlicher Prozess

Eine der häufigsten Compliance-Lücken im DACH-Raum besteht darin, Hintergrundprüfungen ausschließlich als Einstellungsinstrument zu verstehen. Validato bietet einen umfassenden Ansatz:

Pre-Employment Screening stellt sicher, dass Unternehmen nur die vertrauenswürdigsten Kandidatinnen und Kandidaten einstellen. In-Employment Screening ermöglicht die regelmäßige, verhältnismäßige Überprüfung bestehender Mitarbeitender – besonders relevant in regulierten Bereichen wie Finanzdienstleistungen, kritischer Infrastruktur, Gesundheitswesen und IT. Die Überprüfung externer Mitarbeitender – Auftragnehmer, Auditoren, Sicherheitsexperten – schließt eine Compliance-Lücke, die in vielen Organisationen noch immer unterschätzt wird.

Human Risk Management: Der strukturierte Ansatz für nachhaltige Compliance

Regulierungsbehörden, Wirtschaftsprüfer und institutionelle Auftraggeber erwarten von Unternehmen zunehmend einen systematischen und dokumentierten Umgang mit menschlichen Risiken. Human Risk Management (HRM) bezeichnet die strategische Identifikation, Bewertung und Steuerung der Risiken, die von Personen innerhalb und außerhalb einer Organisation ausgehen. Validato arbeitet dabei direkt mit Unternehmen zusammen, um maßgeschneiderte HRM-Rahmenwerke zu entwickeln, die NIS2-Anforderungen, ISO-27001-Standards und branchenspezifische Vorgaben erfüllen – für Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz gleichermaßen.

Globale Reichweite, lokale Compliance-Expertise

Validato ist in über 200 Ländern aktiv und verifiziert Daten direkt an der Quelle – in der jeweiligen Landessprache und im Einklang mit dem lokalen Recht. Für Unternehmen im DACH-Raum, die Kandidatinnen und Kandidaten aus dem In- und Ausland prüfen oder deren Lieferketten internationale Partner umfassen, ist diese globale Reichweite ein entscheidender Wettbewerbsvorteil. Ergebnisse sind nachvollziehbar, revisionsicher und in einem einheitlichen Format verfügbar – unabhängig davon, in welchem Land die Prüfung stattfindet.

"Compliance im Bereich Background Screening ist in der DACH-Region keine Frage des ob, sondern des wie. Validato gibt Unternehmen die Werkzeuge, das Wissen und die Plattform, um Screening rechtssicher, effizient und zukunftsfest zu gestalten – in Deutschland, Österreich und der Schweiz, und weltweit."

— Reto Marti, Managing Partner, Validato