Ferienüberhang clever managen

Lösung noch zu oft „handgestrickt“
Zur Bewältigung des Ferienüberhangs griffen viele Einrichtungen bislang zu einer Mischung aus Excel-Tabellen, individuellen Absprachen und viel Handarbeit. „Wenn es manuell geht, dann mit großem Aufwand – und hoher Fehleranfälligkeit“, erklärt Susanne Charbonnier, geschäftsführende Gesellschafterin von AIDA Ausweis-Informations-Datensysteme GmbH in Magstadt bei Stuttgart.

AIDA ORGA® ist einer der führenden Anbieter und entwickelt Software für Workforce Management, HR, Zeitwirtschaft und Zutrittssteuerung. Seit über 50 Jahren gestaltet AIDA ORGA® die Arbeitswelt von morgen. Mit einem flächendeckenden Vertriebs- und Servicenetz in Deutschland und Standort in Österreich bietet AIDA ORGA® eine klar strukturierte, digitale Lösung:
ein Ferienüberhangkonto, das sich nahtlos in bestehende Arbeitszeitmodelle integrieren lässt – individuell konfigurierbar und transparent für alle Beteiligten.

Minutengenau statt pauschal geregelt
Das System erlaubt eine präzise Steuerung:
Mitarbeitende bauen an regulären Arbeitstagen gezielt minutengenau Überzeit auf, die automatisch in ein separates Ferienüberhangskonto fließen. Dieses Zeitguthaben wird in den Ferienzeiten abgebaut – durch tageweisen Zeitbezug.

Wird das Guthaben überschritten, greift die Software automatisch auf das normale Gleizeitkonto zu. „Das Ferienüberhangkonto wächst so zwischen den Ferien automatisch stetig an“, so Susanne Charbonnier.

„Und in den Schließzeiten wird es dann gezielt genutzt durch einen entsprechenden Eintrag im persönlichen Kalender. Die Abrechnung verläuft völlig automatisch, ohne dass jemand händisch eingreifen muss.“

Volle Kontrolle – auch im Ausnahmefall
Ein integriertes Ampelsystem verhindert, dass Gleitzeitkonten versehentlich ins Minus laufen. Sobald kritische Schwellenwerte erreicht werden, informiert das System automatisch – wahlweise per E-Mail oder über die Benutzeroberfläche. Führungskräfte, Personalabteilungen und Mitarbeitende selbst haben jederzeit Zugriff auf Kontostände, Anträge und Buchungshistorien.

„Wenn sich die Zeitregelung mit einer Formel abbilden lässt, können wir das technisch umsetzen – ganz gleich, wie individuell das Modell aussieht“, betont Susanne Charbonnier. Die dazu nötige Erfassung der Kommen- und Gehenzeiten, sowie die Antrags-Workflows für die Fehlzeitanträge können per Terminal oder PC in der Einrichtung, per Tablet oder Smartphone unterwegs erfolgen – auch in Randlagen, wo keine stationäre Infrastruktur vorhanden ist, beispielsweise in der Waldkita oder für die Streetworker.

Bewährt im kommunalen Alltag – und darüber hinaus
Gerade in Zeiten steigender Arbeitsbelastung durch Reformen, EU-Vorgaben oder integrationspolitische Aufgaben in der Kinderbetreuung, gewinnen digitale und flexible Lösungen an Bedeutung. „Wir sehen, dass viele Verwaltungen unter wachsendem Druck stehen – unsere Software hilft, Strukturen zu entlasten und Verantwortung zu verteilen.“

Was in vielen Kommunen längst Alltag ist, funktioniert auch intern: „Wir nutzen das Modell selbst – auch bei unseren eigenen Mitarbeitenden mit schulpflichtigen Kindern. Es ist familienfreundlich und spart für alle Zeit, Nerven und Papier“, so Susanne Charbonnier.