Wenn alte Vorgabezeiten neue Aufträge unrentabel machen

Zeitwerte altern meist unbemerkt

Vorgabezeiten beschreiben einen definierten Arbeitsablauf unter bestimmten Bedingungen. Doch diese Bedingungen verändern sich: Produktvarianten kommen hinzu, Losgrößen sinken, Qualitätsprüfungen werden erweitert, Materialien wechseln oder Arbeitsplätze werden umgestaltet. Auch neue Werkzeuge und Maschinen können Hand-, Maschinen-, Rüst- und Nebenzeiten verschieben. Bleiben die hinterlegten Zeiten unverändert, bildet das ERP-System einen Prozess ab, den es so nicht mehr gibt.

Besonders kritisch ist, dass dieselben Zeitwerte an mehreren Stellen wirken. Sie beeinflussen Angebotspreise, Herstellkosten, Kapazitätsbelegung, Terminplanung und teilweise auch den rechnerischen Personalbedarf. Ein systematischer Fehler wird dadurch nicht nur fortgeschrieben, sondern vervielfacht sich über verschiedene Entscheidungen hinweg.

Ein ausgelasteter Betrieb kann trotzdem Marge verlieren

„Veraltete Vorgabezeiten sind kein reines Produktionsproblem“, erklärt Andreas Oschatz, Geschäftsführer der Oschatz Consulting GmbH. „Wenn der tatsächliche Arbeitsinhalt nicht mehr zur Kalkulationsgrundlage passt, kann ein Unternehmen mehr produzieren und gleichzeitig an Wirtschaftlichkeit verlieren. Entscheidend ist deshalb, Zeitabweichungen frühzeitig als mögliches Stammdaten- und Kalkulationsrisiko zu erkennen.“

Typische Warnsignale sind wiederkehrende Soll-Ist-Abweichungen in derselben Richtung, häufige manuelle Korrekturen durch Meister oder Arbeitsvorbereitung sowie Nachkalkulationen, die regelmäßig schlechter ausfallen als erwartet. Auch widersprüchliche Aussagen zwischen Kapazitätsplan und realem Output weisen darauf hin, dass nicht nur der Ablauf, sondern möglicherweise die zugrunde liegende Zeitbasis geprüft werden muss.

Rüstzeit und Stückzeit getrennt betrachten

Eine pauschale Korrektur sämtlicher Zeiten löst das Problem selten. Zunächst muss geklärt werden, welcher Bestandteil nicht mehr stimmt. Rüstzeiten reagieren anders auf Losgrößen als Stückzeiten. Produktvarianten können zusätzliche Prüf-, Handhabungs- oder Dokumentationsschritte verursachen. Werden diese Einflussgrößen nicht getrennt betrachtet, entstehen Durchschnittswerte, die für kaum einen konkreten Auftrag wirklich passen.

Auch einzelne Betriebsrückmeldungen eignen sich nicht automatisch als neue Vorgabezeit. Sie enthalten zufällige Störungen, abweichende Bedingungen und individuelle Einflüsse. Eine nachvollziehbare Aktualisierung verbindet deshalb Datenanalyse, Prozessbeobachtung und repräsentative Zeitaufnahmen. Ist-, Normal-, Vorgabe- und Planzeit werden dabei klar unterschieden und die jeweils gültigen Bedingungen dokumentiert.

Mit einem Pilotbereich beginnen

Unternehmen müssen nicht sofort alle Zeitdaten neu erheben. Sinnvoll ist eine risikoorientierte Prüfung: Welche Produktgruppen tragen wesentlich zu Umsatz oder Kapazitätsbedarf bei? Wo treten dauerhafte Abweichungen auf? Welche Zeitwerte haben kein nachvollziehbares Ermittlungs- oder Änderungsdatum? Ein überschaubarer Pilotbereich zeigt, wie groß das Problem tatsächlich ist und welche Logik sich anschließend auf weitere Bereiche übertragen lässt.

Aus wiederverwendbaren Zeitbausteinen kann schrittweise ein Planzeitkatalog entstehen. Rüst- und Stückzeiten, Varianten sowie wesentliche Einflussgrößen werden nachvollziehbar strukturiert. Damit verbessert sich nicht nur die Vorkalkulation. Auch Nachkalkulation, Kapazitätsplanung und Terminsteuerung greifen wieder auf eine gemeinsame und erklärbare Grundlage zu.

Zeitdaten pflegen, bevor Abweichungen teuer werden

Aktuelle Vorgabezeiten sind kein einmaliges Projekt, sondern Teil verlässlicher Stammdatenpflege. Verantwortlichkeiten, Prüfintervalle und Änderungsanlässe sollten deshalb eindeutig festgelegt sein. Neue Varianten, geänderte Abläufe oder Betriebsmittel dürfen nicht erst dann zu einer Überprüfung führen, wenn Termine bereits reißen oder Deckungsbeiträge sichtbar sinken.

Weiterführende Orientierung

Oschatz Consulting erläutert auf der Unternehmenswebsite, wie vorhandene Zeitwerte geprüft, Plan- und Vorgabezeiten methodisch neu ermittelt und in einem Planzeitkatalog strukturiert werden können. Ein Fachbeitrag zeigt zusätzlich typische Warnsignale veralteter Vorgaben. In einer kostenfreien Potenzialklärung lässt sich unverbindlich einordnen, ob eine Datenprüfung oder ein Pilotbereich sinnvoll ist. Weitere Informationen: https://oschatz-consulting.de/…, https://oschatz-consulting.de/…, https://oschatz-consulting.de/… und https://oschatz-consulting.de/….