Eventlogistik ohne Chaos – mit COSYS alles im Griff

Genau hier setzt COSYS an – mit einer digitalen Lösung für innerbetriebliche Transporte und Bestandsmanagement, die Eventlogistik so transparent macht wie nie zuvor.

Eventlogistik beginnt im Lager – und endet erst nach dem Abbau

Viele Eventdienstleister kämpfen mit einem immer gleichen Problem:
Die Materialmenge ist riesig, die Einsatzorte wechseln ständig, und unterschiedliche Teams arbeiten gleichzeitig an verschiedenen Produktionen. Ohne digitale Struktur entsteht ein Informationsloch zwischen Lager, Transport und Eventfläche.

COSYS IBT löst diese Lücke auf.
Bereits im Lager werden Transportaufträge dort erfasst, wo sie anfallen – direkt am Arbeitsplatz oder im WebDesk der Disposition. Von dort aus werden alle benötigten Cases, Boxen, Kabeltrommeln, Truss-Elemente oder Funkgeräte klar zu Touren zusammengestellt. Die Crew erhält ihre Aufgaben auf dem MDE-Gerät oder Smartphone und wird Schritt für Schritt durch den Transport geführt.

Das Ergebnis: Jeder Gegenstand wird gescannt, jeder Bewegungsweg digital dokumentiert, jeder Zielort präzise festgehalten. Kein Material verschwindet mehr zwischen Lagerhalle, Transporter und Bühne.

Mobile App für Touren, Verladung und Übergabe

Wenn der Aufbautag kommt, spürt man den Unterschied sofort. Die COSYS App zeigt der Crew, welche Cases in welchen Transporter geladen werden müssen, welche Reihenfolge die Tour hat und wo die Übergabe erfolgt.
Alles wird mobil gebucht – mit Scan, Foto, Unterschrift oder Zeitstempel.

Kommt das Material am Eventort an, wird erneut gescannt. Die digitale Übergabe ist damit lückenlos dokumentiert und später jederzeit nachvollziehbar. Auch spontane Zusatzaufträge – etwa bei Last-Minute-Anpassungen – können direkt vor Ort mobil erfasst werden.

Bestandsmanagement: Nie mehr suchen, nie mehr raten

Eventmaterial ist teuer und oft Spezialanfertigung. Umso wichtiger ist es, jederzeit den Überblick zu behalten. COSYS Bestandsmanagement macht genau das möglich: Alle Artikel, Sets und Cases sind digital hinterlegt – inklusive Seriennummern, Mengen, Lagerplätzen oder Einsatzhistorie.

Eventdienstleister sehen damit jederzeit:

• welches Material im Lager steht
• welches Equipment unterwegs ist
• welche Sets gerade auf welchem Event im Einsatz sind
• welche Komponenten fehlen oder ersetzt werden müssen

Und wenn der Abbau beginnt?
Alles wird erneut digital erfasst – klar, schnell und fehlerfrei. Kein Case bleibt mehr „aus Versehen“ in der Halle stehen, keine Box verschwindet im falschen Transporter.

Business Intelligence: Eventlogistik analysieren – und smarter planen

Mit zunehmender Eventfrequenz entstehen hunderte Bewegungsdaten. COSYS BI verwandelt diese Daten automatisch in Erkenntnisse:
Wie lange dauern typische Materialläufe? Wie stark werden Teams ausgelastet? Welche Eventtypen benötigen besonders viele Transporte? Wo entstehen wiederkehrende Engpässe?

Eventdienstleister erkennen ihre Schwachstellen und können Ressourcen endlich gezielt planen – statt jede Produktion als isolierten Kraftakt zu stemmen.

IBT für Eventlogistiker: Flexibel, skalierbar und perfekt für wechselnde Einsatzorte

Events sind dynamisch, unvorhersehbar und oft chaotisch. COSYS IBT sorgt dafür, dass zumindest die Logistik stabil bleibt. Egal ob kleines Sportevent, Großkonzert oder europaweite Roadshow – die Software wächst mit dem Projektumfang mit.

Da Touren, Fahrzeuge, Ressourcen und Aufträge zentral gesteuert werden, bleibt auch in hektischen Situationen ein vollständiger Überblick erhalten. Fehler, Verluste und Verzögerungen werden so drastisch reduziert.

Fazit: Wer Eventlogistik meistert, braucht digitale Kontrolle

COSYS IBT und Bestandsmanagement bringen Ordnung in eine Branche, die von Natur aus schnell, komplex und oft unvorhersehbar ist.
Mit digitaler Erfassung, Echtzeit-Transparenz und lückenloser Dokumentation werden Events planbarer, effizienter und sicherer – vom Lager bis zur Bühne und zurück.

Für Eventdienstleister bedeutet das: weniger Stress, weniger Materialverluste, weniger Suchzeiten – und vor allem Events, die reibungslos funktionieren.

Wenn Sie mehr über digitale Eventlogistik mit COSYS erfahren möchten, beraten wir Sie gerne persönlich – kontaktieren Sie uns einfach für weitere Informationen.