Capterra Studie: Künstliche Intelligenz verändert Projektmanagement-Software

Highlights der Studie:

• KI ist der Hauptgrund (54 %), warum Unternehmen in neue PM-Software investieren.
• 67 % stufen Sicherheitsbedenken als wichtigstes Kriterium beim Kauf von Projektmanagement-Software ein.
• 53 % der Projektmanager geben an, dass ihre Nutzung emotionaler Intelligenz aufgrund der Einführung von KI zugenommen hat. Im internationalen Durchschnitt sind es 60 %.

KI als Haupttreiber für Software-Investitionen

Mehr als die Hälfte der deutschen Befragten (54 %) gibt an, dass der Wunsch nach KI-Funktionen der Hauptauslöser für den Kauf neuer PM-Software war. Unternehmen investieren verstärkt, um neue Tools einzuführen oder bestehende Software um KI-basierte Funktionen zu erweitern.

Nur 13 % nennen das Hinzufügen von Nutzern als Grund für erhöhte Ausgaben, was den Trend zur Personalreduzierung unterstreicht: Teams sind oft überlastet. Mit weniger Mitarbeitenden soll mehr erreicht werden, unterstützt durch KI-gestützte Automatisierung und intelligente Analysen.

Wachsender Fokus auf Sicherheit

Mit der zunehmenden Integration von KI steigt auch die Angriffsfläche für Cyberkriminalität. Für 67 % der deutschen Software-Käufer ist Sicherheit das wichtigste Kriterium bei der Auswahl von PM-Software. Unternehmen benötigen Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und Prüfpfade. Aber sie wollen auch Benutzerfreundlichkeit. Dieser Konflikt ist schwer zu lösen und oft der Grund dafür, dass Sicherheit sowohl bei der Zufriedenheit als auch bei der Unzufriedenheit mit PM-Software ganz oben auf der Liste steht.

34 % der Befragten nennen Sicherheitsbedenken als konkreten Auslöser für ihren letzten Softwarekauf. Die Relevanz zeigt sich auch an aktuellen Vorfällen: Im Juli 2024 wurden bei einer Datenpanne bei Trello über 15 Millionen Nutzerdaten veröffentlicht, darunter E-Mail-Adressen, Namen und Kontoeinstellungen. Ursache war eine unsichere API, die von Angreifern ausgenutzt wurde.

Empfehlung für Softwareinteressenten:

• Prüfen Sie, wie Anbieter APIs absichern, verdächtige Aktivitäten überwachen und Nutzeridentitäten schützen.
• Fragen Sie gezielt nach, ob KI-Funktionen neue Datenflüsse oder Integrationen schaffen und wie diese verwaltet werden.
• Klären Sie, ob ein KI-Spezialist für die Einrichtung der Sicherheitsfunktionen erforderlich ist.

Herausforderungen bei der KI-Implementierung

47 % der deutschen Unternehmen nennen Probleme bei der Einführung von KI als größte Projektmanagementsoftware-Herausforderung. Weiter wird die Integration neuer PM-Tools in bestehende Arbeitsabläufe (38 %) genannt. Fast ein Drittel (32 %) berichtet von unerwarteten oder versteckten Kosten bei KI-fähiger Software.

Bei der Einführung von KI-basierter PM-Software nennen 42 % Schwierigkeiten bei der Überprüfung von KI-Algorithmen als größte Schwierigkeit und 39 % haben Bedenken im Umgang mit Datenschutz- und Sicherheit oder mit unzureichenden KI-Kenntnissen der Mitarbeiter. 37 % benennen das Sicherstellen einer hohen Datenqualität.

Empfehlung für Softwareinteressenten:

• Planen Sie nicht nur die Softwarelizenz ein. Berücksichtigen Sie die versteckten Kosten für die Implementierung, die Datenmigration, interne Schulungen und fortlaufenden Support, um Budgetüberschreitungen zu vermeiden.
• Bevor Sie sich für ein Tool entscheiden, stellen Sie sicher, dass es sich nahtlos in Ihre bestehenden Systeme (z. B. ERP oder CRM) integrieren lässt.
• Da KI von Datenqualität abhängt, sollten Sie vor der Einführung klare Richtlinien für die Dateneingabe festlegen und prüfen, wie das neue Tool die Datenqualität sicherstellt.
• Fragen Sie nach Sicherheitszertifizierungen (z. B. SOC 2) und nach dem Umgang des Anbieters mit sensiblen Daten, um die Sicherheits- und Datenschutzbedenken zu adressieren.

Emotionale Intelligenz gewinnt an Bedeutung

53 % der deutschen Projektmanager geben an, dass sie seit der Einführung von KI verstärkt emotionale Intelligenz einsetzen. KI kann zwar Prozesse beschleunigen, aber keine Konflikte lösen oder Vertrauen aufbauen. Die Herausforderungen, die durch KI weiter verstärkt werden, sind Personallücken (38 % nennen Fachkräftemangel), teamübergreifende Kollaboration (30 %) und die Schulung neuer Nutzer (29 %).

Was Käufer von moderner PM-Software erwarten

„Tendenziell geht es weniger um die Verwaltung von Aufgabenlisten, sondern vielmehr um die Förderung von Anpassungsfähigkeit, Effizienz und verantwortungsbewusstem Einsatz von KI. Unternehmen investieren in Tools, die ihnen helfen, intelligenter zu arbeiten, schneller zu wachsen und sich an Veränderungen anzupassen.”, berichtet Ines Bahr, Senior Content Analyst bei Capterra Deutschland.

Die Anforderungen an PM-Tools steigen:

• Intelligente Automatisierung: Zeitersparnis ohne Kontrollverlust
• Datensicherheit: Schutz sensibler Informationen auf höchstem Niveau
• Einfaches Onboarding: Schnelle Akzeptanz und Nutzung
• Verantwortungsbewusste KI: Transparenz und ethische Standards

43 % der deutschen Unternehmen setzen inzwischen auf hybride Projektmanagement-Methoden, die sowohl klassische als auch agile Ansätze kombinieren.

Abschließende Empfehlungen für Softwarekäufer

• Setzen Sie auf Tools, die menschliche Entscheidungsfindung unterstützen und sich flexibel an Ihre Geschäftsziele anpassen lassen.
• Priorisieren Sie Sicherheit, Onboarding und rollenbasierte Schulungen.
• Hinterfragen Sie KI-Marketingversprechen kritisch und wählen Sie Lösungen mit praktischen, transparenten Funktionen.

Weitere Information auf https://www.capterra.com.de/directory/30002/project-management/software#trends

Studienmethodik:
Die Capterra Project Management Software (PM) Trends Survey wurde im Juli 2025 unter 2.545 Führungskräften in 11 Ländern durchgeführt, darunter 224 in Deutschland. Die Befragten sind für Kaufentscheidungen und den Betrieb von PM-Software in ihren Unternehmen verantwortlich.